Cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành phải sao cho đúng cách? đây là những thắc mắc mà các bạn mới bắt đầu biết đến là câu hỏi nhiều nhất bởi vì cách hủy hóa đơn điện tử là nghiệp vụ cơ bản mà mọi nhân viên kế toán nào cũng cần phải biết. Nếu bạn vẫn còn đang phân vân hủy hóa đơn điện tử theo cách nào cho đúng quy định của pháp luật hiện hành thì các bạn đừng nên bỏ qua bài viết này của mình để có cho mình lời giải đáp chi tiết nhất nhé!

cách hủy hóa đơn điện tử

Những trường hợp cần đến cách hủy hóa đơn điện tử 

cách hủy hóa đơn điện tử

Theo quy định thì các hóa đơn cho dù nó đã phát hành nhưng khi có phát hiện sai sót thì vẫn sẽ phải tiến hành hủy bỏ. Cụ thể như sau: 

Trường hợp thứ nhất 

Nếu hóa đơn điện tử đã được lập, đã gửi cho từng người mua nhưng hàng hóa, dịch vụ vẫn chưa được giao thì phát hiện ra thông tin hiển thị trên hóa đơn có sai sót thì vẫn phải hủy.

Trường hợp thứ hai

Hóa đơn điện tử đã được lập hoặc đã gửi cho người mua nhưng người bán và người mua vẫn chưa kê khai thuế.

Với cả hai trường hợp trên thì tất cả các doanh nghiệp đều phải tiến hành những thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành, đồng thời cần phải lập lại một tờ hóa đơn khác để thay thế. Tuy nhiên, khi tiến hành hủy hóa đơn cần phải phải tuân thủ theo những yêu cầu sau:

  • Chỉ được hủy hóa đơn điện tử khi có sự đồng ý, xác nhận của tất cả 2 bên mua và bán, chúng có hiệu lực theo đúng thời hạn mà 2 bên mua và bán đã cùng nhau thỏa thuận.
  • Hóa đơn điện tử cho dù đã hủy nhưng vẫn phải lưu trữ đúng theo thời gian quy định của pháp luật.
  • Sau khi đã hủy, bên bán cần lập tức lập lại một hóa đơn điện tử mới để thay thế theo đúng quy định nhằm để gửi lại cho bên mua.
  • Yêu cầu nội dung ở trên hóa đơn lập mới để thay thế cần phải có dòng chữ: “Hóa đơn này đã thay thế cho hóa đơn số …; Ký hiệu … gửi ngày … tháng … năm…”.

Những cách hủy hóa đơn điện tử đã được phát hành

Với những cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành theo đúng quy định pháp luật, sau đây là hủy hóa đơn điện tử đã phát hành được hướng dẫn trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice do ThaisonSoft:

Bước 1: Truy cập vào trong hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice chọn hóa đơn cần hủy

cách hủy hóa đơn điện tử

Thực hiện truy cập vào hệ thống hóa đơn điện tử của tất cả doanh nghiệp, Chọn mục “Sử dụng hóa đơn” sau đó lựa chọn => “Danh sách hóa đơn điện tử”.

Để tìm nhanh những hóa đơn cần phải hủy bạn nhập mã số hóa đơn hoặc các thông tin như tên đối tác, ngày hóa đơn vào ô tương ứng rồi tiếp theo click vào ô “Tìm kiếm”

Bước 2: Bạn tiến hành Xử lý hóa đơn cần hủy

cách hủy hóa đơn điện tử

Thao tác hủy bỏ những hóa đơn điện tử đã lập sẽ được tiến hành ngay trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp của bạn đang sử dụng, chẳng hạn như phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice và có thể là các phần mềm khác.

Theo đó, bạn cần phải đăng nhập hệ thống của phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp mình sử dụng, sau đó khai báo thông tin của “Thông báo cần phải kết quả hủy hóa đơn”. 

Tiếp theo đó, bạn cần phải lưu lại Thông báo kết quả hủy hóa đơn và nhấn xuất ra file XML nhằm để nộp file này cho cục cơ quan thuế. Sau khi các bạn đã nộp hồ sơ thông báo hủy hóa đơn đến cho cơ quan thuế, bạn nên để hóa đơn đã hủy ở một trạng thái đã nộp cho cơ quan thuế để có thể dễ dàng kiểm soát được những hóa đơn của doanh nghiệp ở trên hệ thống.

Bước 3: Lập hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn đã được điều chỉnh

cách hủy hóa đơn điện tử

Trong mục xử lý những hóa đơn đã tích chọn mục “Thay thế” nếu muốn thay thế hóa đơn, hoặc chọn “Điều chỉnh” nếu muốn điều chỉnh hóa đơn.

Sau khi tích chọn rồi các bạn sẽ click vào ô “Xử lý”. Màn hình hóa đơn thay thế sẽ bắt đầu hiện ra ngay sau đó, thông tin trên hóa đơn gốc sẽ được tự động đưa vào những hóa đơn điều chỉnh. 

Sau đó kế toán sẽ tiến hành thực hiện các nội dung cần sửa đổi ở trên hóa đơn ví dụ như hàng hóa dịch vụ, số lượng tất cả hàng hóa, số tiền… 

Sau khi chỉnh sửa xong hoàn toàn thì chọn “Ghi” và thực hiện xuất hóa đơn, ký số như những hóa đơn thông thường. Thông báo mới này sẽ tự động hiện ra với nội dung: “Tạo hóa đơn mới thành công”.

Trên đây mình đã chia sẻ cho các bạn về những cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành. Hy vọng với những cách làm trên sẽ giúp cho các kế toán tại các doanh nghiệp sẽ dễ dàng trong việc hủy hóa đơn điện tử nhé!

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây